Wer sieht was – und wer nicht: Vertraulichkeit bei LEADBeyond 360°

Ein 360°-Feedback funktioniert nur, wenn Feedbackgebende ehrlich antworten können und die Führungskraft sicher sein darf, dass ihr Bericht nicht unbemerkt weitergereicht wird. Beide Zusagen lassen sich in einer Prozessbeschreibung machen – oder in der Software erzwingen. LEADBeyond 360° tut Letzteres; Vertraulichkeit ist hier eine Systemeigenschaft, keine Zusage: Die Anonymitätsregeln greifen bei der Auswertung auf dem Server, nicht erst in der Darstellung, und die Zugriffsrechte werden serverseitig je Rolle durchgesetzt. Diese Seite beschreibt die Regeln so, wie eine Datenschutzbeauftragte oder ein CHRO sie prüfen würde; sie ersetzt keine Rechtsberatung. Was „anonym“ bei einem 360° grundsätzlich bedeuten kann – und was nicht –, ordnet Ist 360°-Feedback anonym? ein.

Wann eine Bewertergruppe getrennt erscheint – und wann nicht

Jede Bewertergruppe – Vorgesetzte, Peers, direkt zugeordnete Mitarbeitende – wird im Bericht nur dann getrennt ausgewiesen, wenn mindestens so viele Feedbackgebende dieser Gruppe abgeschlossen haben, wie die Anonymitätsschwelle vorgibt. Der Standardwert ist zwei; das Beraterteam konfiguriert ihn je Zyklus, HR sieht ihn nicht als Einstellung. Liegt eine Gruppe darunter, fließen ihre Antworten in die zusammengefasste Sicht „alle anderen“ ein und erscheinen nirgends separat.

Eine zweite Regel schließt die Lücke, die reine Schwellenwerte offen lassen: Ließe sich ein Gruppenwert durch Subtraktion aus dem Gesamtwert und den übrigen Gruppen rückrechnen, wird auch der zusammengefasste Wert zurückgehalten (Restwertregel). So bleibt keine einzelne Antwort rekonstruierbar – auch nicht mit Taschenrechner.

Ein Bericht wird überhaupt erst erzeugt, wenn die Selbsteinschätzung abgeschlossen ist, mindestens zwei Bewertergruppen die Schwelle erreichen und die Frist abgelaufen ist oder alle eingeladenen Feedbackgebenden abgeschlossen haben. Ausnahmen kann nur das Beraterteam setzen, und sie werden protokolliert. Was das für die Nominierung bedeutet, beschreibt Wie viele Feedbackgebende braucht ein 360°?.

Freitext: nie zugeordnet, nicht durch KI verarbeitet

Zu jedem Item können Feedbackgebende einen Kommentar hinterlassen; am Ende folgen drei offene Fragen (Stop, Start, Continue). Für alle Freitexte gelten dieselben Regeln:

• Kein Kommentar wird jemals einem Namen zugeordnet – in keiner Ansicht, für keine Rolle.
• Kommentare erscheinen in zufälliger Reihenfolge; ein Gruppenlabel wie „Peers“ tragen sie nur, wenn diese Gruppe die Schwelle erreicht.
• Hat insgesamt nur eine feedbackgebende Person abgeschlossen, wird sämtlicher Freitext ausgeblendet.
• Freitext wird in der aktuellen Version nicht durch KI ausgewertet, geclustert oder zusammengefasst, sondern unverändert und schwellengeschützt angezeigt. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Vorgesetzte: einzeln sichtbar nur per ausdrücklicher Freigabe

Vorgesetzte sind in vielen Programmen eine Gruppe von genau einer Person. Standardmäßig gilt für sie dieselbe Schwelle wie für alle anderen – eine einzelne vorgesetzte Person wird also nicht getrennt ausgewiesen, sondern in „alle anderen“ eingerechnet. Soll die Sicht der oder des Vorgesetzten bewusst sichtbar sein, kann das Beraterteam dies je Zyklus ausdrücklich freischalten; die Einstellung ist standardmäßig aus. Selbst dann greift die Restwertregel, wenn die übrige Bewerterbasis zu dünn ist. Diese Entscheidung gehört in die Programmgestaltung vor der Einladung und sollte den Vorgesetzten transparent gemacht werden – nicht nachträglich.

Wer sieht was: die Zugriffsmatrix

Für HR gibt es genau eine Ausnahme: ein organisationsweites Aggregat – Verteilungen je Dimension, Säulenwerte, Trainingsprioritäten, Verteilung der Abwehrmuster, Anteil mit Well-being-Risiko – ohne Namen, ohne Einzelwerte, ohne Freitext. Es wird nur sichtbar, wenn drei Bedingungen zugleich erfüllt sind: Der Zyklus ist geschlossen, mindestens fünf Führungskräfte haben einen Bericht, und das Beraterteam hat die Ansicht für diesen Zyklus ausdrücklich freigegeben. Die Gründe für dieses Modell erklärt Kann HR individuelle 360°-Ergebnisse sehen?.

Ebenso wichtig ist, was HR nicht tun kann: Methodik-Einstellungen wie Anonymitätsschwelle, Auswertung oder Freigabemodus liegen beim Beraterteam. HR legt Zyklen an, ergänzt Führungskräfte, schlägt Prozesseinstellungen vor, verschickt Erinnerungen und behält den Fortschritt im Blick – volle Prozesssicht, kein Zugriff auf Ergebnisse.

Warum kein Bericht ungeprüft und keiner nachträglich veränderbar ist

Kein Bericht erreicht eine Führungskraft ohne Prüfung. Nach der Erzeugung liegt er dem Beraterteam zur Durchsicht vor; es kann eine Notiz zum Bericht und Anmerkungen je Dimension ergänzen, ihn zurückstellen oder freigeben – per Klick oder automatisch zu einem vorab festgelegten Termin, sofern er nicht zurückgestellt ist. Erst die Freigabe löst die Benachrichtigung an die Führungskraft aus.

Ein freigegebener Bericht ist unveränderlich: Er bleibt an seine freigegebene Version gebunden. Trifft später eine Rückmeldung ein oder wird etwas korrigiert, entsteht eine neue Version, die die Führungskraft erst nach einer erneuten, protokollierten Freigabe sieht. Ein stilles „Zurückholen“ durch das Beraterteam gibt es nicht; eine Notfall-Rücknahme ist ein administrativer Sonderfall mit Protokoll und persönlicher Information an die Führungskraft. Der PDF-Export trägt in der Fußzeile den Vermerk „Confidential – LEADBeyond 360° Leadership Assessment“.

Wo die Daten liegen und wer sie im Auftrag verarbeitet

Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher (einschließlich der PDF-Berichte) und die Anwendung selbst laufen in Frankfurt am Main. Die Datenschutzerklärung benennt die Auftragsverarbeiter, die nach Art. 28 DSGVO weisungsgebunden für LEADBeyond arbeiten; die Regionen entsprechen unserer Konfiguration:

• Supabase – Datenbank, Authentifizierung und Datei-Speicher, EU-Region Frankfurt.
• Vercel – Hosting und Auslieferung der Anwendung, Server-Region Frankfurt am Main.
• Resend – Versand transaktionaler E-Mails wie Einladungen und Erinnerungen, konfiguriert für die EU-Versandregion.
• Sentry – Fehler- und Stabilitäts-Monitoring, sofern aktiviert.

Die EU-Frage formulieren wir bewusst so wie die Datenschutzerklärung: Die Plattform ist auf Datenhaltung in der EU ausgerichtet. Soweit ein einzelner Dienstleister Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet, geschieht das auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln. Ein konkretes Beispiel: Resend dokumentiert selbst, dass Kontodaten, E-Mail-Metadaten und Protokolle unabhängig von der gewählten Versandregion in den USA gespeichert werden. Wer verspricht, dass Daten „niemals die EU verlassen“, verspricht mehr, als eine solche Dienstleisterkette hergibt.

• Verschlüsselung in der Übertragung (HTTPS) und im Ruhezustand (AES-256, verwaltet durch Supabase); PDFs liegen in einem nicht öffentlichen Speicher; tägliche automatische Backups.
• Supabase und Vercel weisen eigene SOC 2 Type 2-Prüfberichte und ISO 27001-Zertifizierungen aus – Attestierungen der Anbieter, nicht der LEADBeyond GmbH.
• Anmeldung: Führungskräfte und Feedbackgebende erhalten einen einmalig gültigen Magic Link (24 Stunden), legen dann ein Passwort fest und melden sich künftig mit E-Mail und Passwort an. Für LEADBeyond-Administratoren ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verpflichtend.
• Nur technisch notwendige Cookies; keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies und keine Analytics-Dienste, die Daten außerhalb der EU senden.

Welche Rechte Betroffene haben und wo die Rechtsgrundlage entschieden wird

Verarbeitet werden drei Datenkategorien: Konto- und Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Sprache, gehashtes Passwort), Assessment-Daten (Bewertungen von 1 bis 6, optionaler Freitext, Rolle und Zuordnung) sowie Nutzungs- und Protokolldaten. Die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–18, 20 und 21 DSGVO) sowie der Widerruf einer Einwilligung lassen sich formlos per E-Mail an talents@LEADBeyond.de ausüben; Auskünfte werden als strukturierter Export beantwortet, Löschungen werden kaskadierend über die zugehörigen Datensätze umgesetzt; Protokolleinträge werden dabei pseudonymisiert statt gelöscht. Zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht.

Die Rechtsgrundlage hängt von der Ausgestaltung im Unternehmen ab – Durchführung im Auftrag des Mandanten, berechtigtes Interesse oder, wo eingeholt, Einwilligung – und wird zusammen mit der Rollenverteilung zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter vor dem Start Ihres Programms vertraglich mit Ihnen geklärt; die Datenschutzerklärung hält fest, dass Rollen, Rechtsgrundlagen und Auftragsverarbeitungsverträge im Rahmen der juristischen Prüfung final festgelegt werden. Speicher- und Löschfristen regelt die Datenschutzerklärung.